Tự động hóa công việc: Nên bắt đầu từ đâu?

Thay vì đặt mục tiêu chung như “tự động hóa phòng nhân sự”, hãy mô tả một công việc từ lúc phát sinh đến khi hoàn tất. Với đề nghị nghỉ phép, đó có thể là tiếp nhận đơn, kiểm tra thông tin, chuyển người duyệt và cập nhật kết quả. Cách mô tả này giúp xác định dữ liệu cần có, trách nhiệm của từng người và phần việc công cụ có thể hỗ trợ.

Trong một tình huống giả định, doanh nghiệp đã có mẫu đơn nghỉ phép thống nhất và biết rõ ai duyệt từng loại đề nghị. Khi đó, nhóm triển khai có thể dựa vào quy trình sẵn có để chọn bước thử nghiệm. Nếu đơn vẫn được gửi qua email, tin nhắn và cả trao đổi miệng, việc đầu tiên nên làm là thống nhất nơi tiếp nhận; nếu không, công cụ có thể chỉ xử lý được một phần số đơn thực tế.

Quản lý bằng Excel: Khi nào cần thay đổi?

Đừng tự động hóa mọi bước chỉ vì đã mô tả được chúng. Một bước kiểm tra tồn tại do nhập lại thông tin có thể được loại bỏ khi dữ liệu được kết nối đúng. Tự động hóa bước dư thừa sẽ duy trì sự phức tạp mà không giải quyết nguyên nhân.

Người trực tiếp làm việc thường biết những bước không xuất hiện trong tài liệu: hỏi lại thông tin, sửa mã phòng ban hoặc chờ người duyệt. Hãy đưa các bước đó vào sơ đồ trước khi chọn phạm vi tự động hóa.

Từ quy trình thực tế đến phần mềm: Bắt đầu từ đâu?

Công việc diễn ra bao nhiêu lần và đang gây ảnh hưởng gì?

Để biết một công việc có đáng ưu tiên hay không, cần nhìn cả khối lượng lẫn ảnh hưởng của nó. Doanh nghiệp có thể ghi nhận số lượt phát sinh, thời gian nhân viên trực tiếp xử lý, thời gian chờ và những lỗi thường gặp trong một khoảng thời gian phù hợp với chu kỳ công việc. Những thông tin này sẽ cho thấy công sức đang mất ở đâu và việc chậm trễ ảnh hưởng đến ai.

Một báo cáo chỉ lập mỗi tháng vẫn có thể đáng ưu tiên nếu mất nhiều công sức và ảnh hưởng đến quyết định quan trọng. Ngược lại, thao tác diễn ra mỗi ngày nhưng chỉ tốn ít thời gian chưa chắc mang lại lợi ích đủ lớn sau khi tính cả chi phí duy trì.

Quy tắc có đủ rõ không?

Tiếp theo, hãy xem người thực hiện có thể giải thích điều kiện xử lý một cách nhất quán hay không. Chẳng hạn, “thiếu trường bắt buộc thì trả lại để bổ sung” là điều kiện có thể kiểm tra rõ ràng. Ngược lại, “nếu thấy không hợp lý thì chuyển quản lý” vẫn phụ thuộc vào nhận định của từng người. Với những bước như vậy, doanh nghiệp cần xác định ai đưa ra quyết định và công cụ được phép xử lý đến đâu.

Không nhất thiết loại bỏ một quy trình vì có bước cần con người. Có thể tự động tiếp nhận và kiểm tra dữ liệu, sau đó chuyển phần đánh giá đến người phụ trách.

Dữ liệu và quyền truy cập đã sẵn sàng chưa?

Quy tắc rõ ràng chỉ phát huy tác dụng khi công cụ nhận được dữ liệu phù hợp. Vì vậy, cần kiểm tra dữ liệu đang nằm ở đâu, có đủ thông tin cần thiết và công cụ dự kiến có được phép truy cập hay không. Nếu thông tin chỉ có trong những ảnh chụp với cách trình bày khác nhau, doanh nghiệp sẽ cần chuẩn hóa hoặc trích xuất dữ liệu trước khi đưa vào bước xử lý tiếp theo.

Dữ liệu nhân sự, tài chính và khách hàng cần được xử lý trong phạm vi được phê duyệt. Không nên đưa dữ liệu thật vào một dịch vụ bên ngoài chỉ để thử nhanh khi chưa kiểm tra điều kiện sử dụng.

Ngoại lệ xảy ra thế nào và ai xử lý?

Ngay cả quy trình quen thuộc cũng có những trường hợp không đi theo luồng thông thường. Với đơn nghỉ phép, người duyệt có thể vắng mặt, nhân viên có thể sửa ngày nghỉ sau khi được chấp thuận hoặc đã chuyển sang bộ phận khác. Nhóm triển khai cần thống nhất trường hợp nào phải dừng để kiểm tra, thông báo được gửi cho ai và ai tiếp nhận xử lý. Nhờ vậy, một đề nghị sẽ không bị bỏ quên chỉ vì công cụ không biết phải chuyển tiếp thế nào.

Chi phí duy trì có tương xứng không?

Cuối cùng, hãy tính cả công sức để duy trì giải pháp sau khi chạy thử. Ngoài chi phí xây dựng ban đầu, doanh nghiệp còn có thể phải trả phí công cụ, phí bản quyền và dành thời gian theo dõi lỗi, hỗ trợ người dùng hoặc cập nhật khi quy trình thay đổi. Một cách làm phụ thuộc vào tài khoản của một nhân viên hay thao tác trên màn hình thường xuyên đổi bố cục có thể cần nhiều công bảo trì hơn dự kiến; phần việc này cần có người chịu trách nhiệm rõ ràng.

Với đề nghị nghỉ phép đã có biểu mẫu thống nhất và cấp duyệt rõ, có thể cân nhắc thử việc kiểm tra thông tin, chuyển duyệt và cập nhật trạng thái. Những đề nghị đặc biệt vẫn do người có thẩm quyền quyết định.

So với đơn nghỉ phép, việc đối chiếu tiền khách đã thanh toán với các hóa đơn còn phải thu có thể đòi hỏi nhiều bước kiểm tra hơn. Dù có khả năng giảm đáng kể công đối chiếu, doanh nghiệp vẫn cần hiểu cách ghi mã tham chiếu, trường hợp một khoản tiền trả cho nhiều hóa đơn, thanh toán thiếu và dữ liệu không khớp. Vì vậy, phạm vi ban đầu có thể chỉ là gợi ý những giao dịch khớp rõ ràng để kế toán xác nhận, thay vì tự động xác nhận mọi khoản tiền.

Trong khi đó, nhắc lịch bảo trì nghe có vẻ dễ triển khai vì chỉ cần gửi thông báo đúng lúc. Tuy nhiên, lịch cố định theo ngày khác với lịch phụ thuộc số giờ máy đã vận hành. Nếu số giờ này chưa được cập nhật đáng tin cậy, thông báo tự động cũng khó chính xác. Điểm cần ưu tiên khi ấy là nguồn dữ liệu đầu vào, chứ chưa phải chức năng gửi nhắc lịch.

Ba ví dụ cho thấy không nên xếp ưu tiên chỉ bằng cảm giác “công việc này dễ”. Hãy ghi rõ lợi ích, điều kiện còn thiếu và hậu quả nếu xử lý sai. Mọi thang điểm nội bộ chỉ là công cụ hỗ trợ thảo luận, không thay thế việc đánh giá rủi ro.

Một phạm vi thử tốt có điểm bắt đầu, điểm kết thúc và người chịu trách nhiệm. Ví dụ: tiếp nhận đề nghị nghỉ phép của một bộ phận, kiểm tra thông tin và chuyển người duyệt; chưa bao gồm tính lương.

Trước khi chạy, thống nhất tiêu chí kiểm tra: đề nghị có đến đúng người không, trạng thái có được cập nhật đúng không, trường hợp lỗi có được phát hiện và chuyển xử lý không. Giữ phương án thực hiện thay thế nếu công cụ gián đoạn.

Khi đánh giá kết quả, đừng chỉ đo phần thao tác mà công cụ đã làm thay. Thời gian nhân viên kiểm tra lại, sửa dữ liệu và xử lý trường hợp ngoại lệ cũng là một phần chi phí của quy trình mới. Ghi nhận cả những phần việc này sẽ giúp doanh nghiệp biết tổng khối lượng công việc có thực sự giảm hay chỉ chuyển từ bước này sang bước khác.

Làm sao biết phần mềm đang mang lại hiệu quả?

Sau thử nghiệm, xem xét cả lợi ích lẫn chi phí mới phát sinh. Nếu thời gian xử lý giảm nhưng nhân viên phải sửa đầu vào nhiều hơn, cần điều chỉnh trước khi mở rộng.

Có ba hướng hợp lý: tiếp tục với phạm vi đã kiểm chứng, sửa quy trình hoặc dừng nếu lợi ích không tương xứng. Một thử nghiệm chỉ ra điều kiện chưa đủ vẫn cung cấp thông tin cho quyết định tiếp theo.

Nếu công việc cần diễn giải nội dung từ email hoặc văn bản tự do trước khi đưa ra nhận định, việc dùng AI cần được đánh giá riêng. Ngoài dữ liệu đầu vào, doanh nghiệp phải xác định cách kiểm tra kết quả và người chịu trách nhiệm xác nhận trước khi sử dụng cho bước tiếp theo.

Dữ liệu doanh nghiệp đã sẵn sàng cho AI chưa?

Doanh nghiệp chưa cần chọn một quy trình bao phủ cả phòng ban để bắt đầu. Một công việc có lợi ích rõ, dữ liệu đủ dùng và cách xử lý ngoại lệ đã được thống nhất sẽ tạo cơ sở thực tế hơn cho lần triển khai đầu tiên. Sau khi kiểm chứng được kết quả và hiểu công sức duy trì, doanh nghiệp mới có thể cân nhắc mở rộng sang những phần việc tiếp theo.

Tìm hiểu dịch vụ tư vấn CNTT của Fenix