Điều khoản và Chính sách

Chính sách này áp dụng đối với việc Công ty xử lý thông tin liên quan đến người truy cập website, người liên hệ, người yêu cầu tài liệu, ứng viên và cá nhân có nội dung giới thiệu được sử dụng trên website.

Thông tin có thể được tiếp nhận ngay khi website được tải, trước khi người sử dụng điền biểu mẫu hoặc chủ động liên hệ. Phạm vi dữ liệu phát sinh phụ thuộc chức năng được tải, cấu hình hệ thống và lựa chọn có hiệu lực của người sử dụng, theo Phần C.

Công ty xử lý thông tin phù hợp với Luật Bảo vệ thông tin cá nhân của Nhật Bản (APPI) và quy định khác áp dụng cho hoạt động liên quan. Thông tin do khách hàng giao để thực hiện dự án được xử lý theo hợp đồng, chỉ dẫn hợp pháp và thông báo riêng; tài liệu website này không thay thế các thỏa thuận đó.

Các thuật ngữ “thông tin cá nhân”, “dữ liệu cá nhân” và “dữ liệu cá nhân do Công ty nắm giữ” được hiểu theo pháp luật áp dụng. Việc phân loại dữ liệu truy cập và định danh thiết bị phụ thuộc vào khả năng nhận diện, đối chiếu và cách xử lý thực tế. Dữ liệu không chứa họ tên không mặc nhiên là dữ liệu đã được ẩn danh.

Tên pháp nhân: ＦＥＮＩＸ株式会社
Người đại diện: ファム ドゥク ヴィエト
Địa chỉ: 〒175-0092 東京都板橋区赤塚2－31－7－202
Đầu mối tiếp nhận: ＦＥＮＩＸ株式会社 — Yêu cầu về thông tin cá nhân
Email: info@fenixcorp.jp
Điện thoại: 03-6820-7923

Truy cập website và sử dụng chức năng
IP, thời điểm truy cập, trang hoặc tài nguyên được yêu cầu, thông tin trình duyệt và thiết bị, nguồn giới thiệu nếu được truyền, nhật ký kỹ thuật và bảo mật; chi tiết công cụ tại Phần C.

Biểu mẫu, email hoặc trao đổi về dịch vụ
Họ tên, tên công ty, email, số điện thoại nếu cung cấp, nội dung yêu cầu, tài liệu và lịch sử trao đổi liên quan.

Yêu cầu tài liệu qua kênh được cung cấp
Thông tin liên hệ và thông tin cần thiết để gửi tài liệu, quản lý yêu cầu và trao đổi theo mục đích đã thông báo.

Tuyển dụng
Thông tin liên hệ, học tập, kinh nghiệm, kỹ năng, CV, tài liệu thể hiện năng lực và thông tin đánh giá được tạo lập hoặc tiếp nhận hợp pháp trong quy trình tuyển dụng.

Quản lý lựa chọn và yêu cầu về dữ liệu
Nội dung lựa chọn, thời điểm và phiên bản thông báo liên quan khi cần ghi nhận; nội dung yêu cầu, thông tin liên hệ và dữ liệu xác minh cần thiết.

Giới thiệu đội ngũ
Họ tên, chức danh, hình ảnh và nội dung chia sẻ được phép sử dụng.

Công ty tiếp nhận thông tin trực tiếp từ cá nhân, qua hoạt động của hệ thống hoặc từ đơn vị có quyền cung cấp hợp pháp. Khi pháp luật yêu cầu, Công ty kiểm tra nguồn, điều kiện tiếp nhận và lưu hồ sơ liên quan.

Công ty hiển thị hoặc dẫn chiếu rõ mục đích sử dụng và thông tin bảo vệ dữ liệu liên quan tại điểm thu thập, trước khi người sử dụng gửi biểu mẫu, theo yêu cầu pháp luật áp dụng. Các trường bắt buộc được xác định tại biểu mẫu hoặc hướng dẫn tương ứng; thông tin tùy chọn được cung cấp theo quyết định của cá nhân. Nếu thiếu thông tin cần thiết, Công ty có thể không đủ cơ sở để phản hồi hoặc thực hiện yêu cầu và có thể đề nghị bổ sung trong phạm vi phù hợp. Việc từ chối cung cấp thông tin không cần thiết cho yêu cầu không tự trở thành căn cứ từ chối xử lý yêu cầu đó.

Không gửi thông tin nhạy cảm, giấy tờ định danh đầy đủ hoặc dữ liệu của người khác nếu không cần thiết hoặc chưa có quyền phù hợp. Khi việc tiếp nhận thông tin cần bảo vệ đặc biệt là cần thiết, Công ty thực hiện thông báo và thủ tục luật định trước khi thu thập, trừ trường hợp được pháp luật cho phép khác.

Công ty xác định mục đích theo nhóm hoạt động như sau:

1. Liên hệ và yêu cầu tài liệu: tiếp nhận, xác minh, gửi tài liệu được yêu cầu, phản hồi, lập đề xuất và theo dõi quá trình trao đổi về dịch vụ hoặc hợp tác.
2. Tuyển dụng: đánh giá hồ sơ, tổ chức phỏng vấn, trao đổi với ứng viên, thông báo kết quả và quản lý quy trình tuyển dụng liên quan.
3. Vận hành và bảo mật: truyền tải nội dung, thực hiện chức năng được yêu cầu, phát hiện lỗi, chống bot và thư rác, ngăn truy cập trái phép, điều tra sự cố và bảo toàn chứng cứ cần thiết.
4. Quản lý lựa chọn và quyền dữ liệu: ghi nhận, thực hiện lựa chọn có hiệu lực; xác minh và giải quyết yêu cầu, phản ánh hoặc khiếu nại.
5. Giới thiệu đội ngũ: công bố thông tin theo phạm vi sử dụng đã được xác lập với cá nhân liên quan.
6. Nghĩa vụ pháp lý: thực hiện nghĩa vụ lưu giữ, đáp ứng yêu cầu hợp pháp và xác lập, thực hiện hoặc bảo vệ yêu cầu pháp lý cụ thể.

Hoạt động phân tích sử dụng, đo lường tiếp thị hoặc quảng cáo được thực hiện theo mục đích, công cụ và lựa chọn đã thông báo tại Phần C hoặc thông báo riêng. Dữ liệu thu thập cho mục đích bảo mật không được mặc nhiên sử dụng cho quảng cáo.

Công ty không sử dụng thông tin ngoài phạm vi được phép. Khi thay đổi mục đích, Công ty thực hiện thông báo, công bố và xin đồng ý trong trường hợp pháp luật yêu cầu.

Việc truy cập, gửi yêu cầu, tải tài liệu hoặc ứng tuyển không tự tạo sự đồng ý nhận email quảng cáo. Nếu triển khai đăng ký tiếp thị, Công ty cung cấp lựa chọn riêng, thông tin đơn vị gửi và cách yêu cầu ngừng nhận. Từ chối tiếp thị không làm mất khả năng gửi một yêu cầu liên hệ thông thường.

Công ty phân biệt email phản hồi yêu cầu, thông báo nghiệp vụ cần thiết với email quảng cáo. Yêu cầu ngừng tiếp thị không đồng nghĩa ngừng mọi thông báo mà Công ty cần gửi để xử lý một yêu cầu đang thực hiện hoặc nghĩa vụ pháp lý.

Việc lưu hồ sơ ứng viên cho các đợt tuyển dụng khác được thông báo riêng về mục đích, thời gian lưu và lựa chọn liên quan; không mặc nhiên gộp vào việc ứng tuyển cho một vị trí cụ thể.

Trong nội bộ, dữ liệu được giới hạn cho người cần sử dụng để thực hiện nhiệm vụ liên quan.

Công ty có thể ủy thác công việc cho nhà cung cấp lưu trữ, email, bảo mật, hỗ trợ kỹ thuật hoặc dịch vụ nghiệp vụ cần thiết. Phạm vi xử lý phải phù hợp với công việc được giao; Công ty thực hiện việc lựa chọn, quy định điều kiện xử lý và giám sát theo yêu cầu áp dụng. Việc ủy thác không mặc nhiên cho phép nhà cung cấp sử dụng dữ liệu cho mục đích riêng ngoài phạm vi hợp pháp.

Công ty chỉ cung cấp dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba độc lập khi có sự đồng ý cần thiết hoặc căn cứ pháp luật cho phép. Quan hệ đối tác hoặc liên kết giữa các công ty không tự tạo quyền chia sẻ dữ liệu.

Nếu áp dụng cơ chế sử dụng chung theo APPI, Công ty thông báo hoặc công khai trước các thông tin luật yêu cầu về nhóm dữ liệu, phạm vi các đơn vị, mục đích và đơn vị chịu trách nhiệm quản lý. Việc sử dụng chung không thay thế nghĩa vụ về xử lý ở nước ngoài khi nghĩa vụ đó áp dụng.

Thông tin có thể được cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền trong phạm vi yêu cầu hợp pháp. Việc xử lý khi sáp nhập hoặc chuyển giao hoạt động kinh doanh, nếu phát sinh, phải đáp ứng điều kiện pháp luật và không tự mở rộng mục đích sử dụng dữ liệu.

Đối với hồ sơ gửi tới kênh do Công ty quản lý, Công ty xử lý thông tin theo Chính sách này và thông báo tuyển dụng liên quan.

Đối với kênh do đơn vị hỗ trợ tuyển dụng quản lý, thông báo tại điểm ứng tuyển phải xác định đơn vị tiếp nhận, vai trò xử lý, mục đích, thông tin được chuyển đến Fenix và điều kiện liên quan. Khi tiếp nhận dữ liệu được chuyển giao hợp pháp, Công ty sử dụng dữ liệu trong phạm vi đã thông báo.

Việc điều hướng qua liên kết không tự xác lập sự đồng ý chuyển hồ sơ, không chứng minh các hệ thống đã được đồng bộ và không cho Công ty quyền truy cập toàn bộ dữ liệu của đơn vị khác.

Công ty xác định các bên xử lý và quốc gia liên quan đến việc lưu trữ, truy cập hoặc chuyển giao dữ liệu. Các nghĩa vụ đối với hoạt động xử lý ở nước ngoài được xem xét cả khi máy chủ đặt tại Nhật Bản.

Khi việc cung cấp cho bên thứ ba ở nước ngoài cần sự đồng ý theo pháp luật, Công ty cung cấp thông tin bắt buộc trước khi xin đồng ý. Khi dựa trên cơ chế bảo đảm tương đương hoặc ngoại lệ được pháp luật công nhận, Công ty đáp ứng điều kiện áp dụng, thực hiện biện pháp duy trì cần thiết và cung cấp thông tin theo yêu cầu luật định.

Thông tin được lưu trong thời gian cần thiết cho mục đích đã thông báo, nghĩa vụ pháp lý hoặc việc giải quyết yêu cầu, tranh chấp cụ thể. Công ty không lưu dữ liệu vô thời hạn chỉ để dự phòng cho mục đích chưa xác định.

• Liên hệ, yêu cầu tài liệu và trao đổi dự án: Thời gian xử lý và theo dõi yêu cầu; nếu hình thành quan hệ giao dịch, áp dụng nghĩa vụ lưu giữ liên quan đến giao dịch.
• Hồ sơ ứng tuyển: Thời gian tuyển dụng và thời gian cần thiết để giải quyết vấn đề liên quan; lưu cho cơ hội khác theo thông báo riêng.
• Nhật ký truy cập và bảo mật: Chu kỳ kỹ thuật phục vụ vận hành, phát hiện và điều tra sự cố; gia hạn có căn cứ khi có sự cố hoặc yêu cầu pháp lý.
• Ghi nhận lựa chọn và xử lý yêu cầu: Thời gian cần thiết để thực hiện và chứng minh việc xử lý hợp lệ.
• Hình ảnh, nội dung giới thiệu thành viên: Phạm vi, thời hạn sử dụng được xác lập và sự cần thiết tiếp tục công bố.
• Bản sao lưu: Chu kỳ sao lưu, khôi phục và loại bỏ được quản lý riêng; không dùng để duy trì việc sử dụng đã phải chấm dứt.

Khi không còn lý do hợp pháp để lưu, Công ty thực hiện xóa, hủy hoặc biện pháp xử lý phù hợp. Nếu dữ liệu cần giữ cho nghĩa vụ pháp lý hoặc tranh chấp, việc tiếp cận và sử dụng được giới hạn cho mục đích đó.

Việc xóa khỏi hệ thống hoạt động không nhất thiết xóa ngay khỏi mọi bản sao lưu. Dữ liệu trong bản sao lưu được bảo vệ, loại bỏ theo chu kỳ và được kiểm soát khi khôi phục để tiếp tục thực hiện yêu cầu ngừng sử dụng hoặc xóa đã được chấp nhận.

Công ty áp dụng biện pháp cần thiết và phù hợp với quy mô, tính chất dữ liệu và rủi ro, bao gồm:

• Quản lý tổ chức: phân công trách nhiệm, xác định người được xử lý và quy trình tiếp nhận, điều tra sự cố.
• Quản lý nhân sự: yêu cầu bảo mật và hướng dẫn người xử lý theo công việc được giao.
• Quản lý vật lý: bảo vệ thiết bị, tài liệu và phương tiện lưu trữ; kiểm soát việc hủy hoặc thanh lý.
• Quản lý kỹ thuật: xác thực, giới hạn quyền truy cập, bảo vệ đường truyền và phòng chống truy cập trái phép.
• Giám sát bên được ủy thác và môi trường xử lý: xem xét phạm vi xử lý, quốc gia liên quan và biện pháp bảo vệ áp dụng.

Mô tả chi tiết các biện pháp được cung cấp theo yêu cầu trong phạm vi pháp luật quy định, trừ nội dung mà việc tiết lộ có thể ảnh hưởng đến an toàn dữ liệu.

Khi phát hiện sự cố, Công ty xác minh, hạn chế ảnh hưởng và thực hiện biện pháp khắc phục. Việc báo cáo cơ quan có thẩm quyền, thông báo cá nhân bị ảnh hưởng và trách nhiệm liên quan được thực hiện theo pháp luật. Các biện pháp bảo vệ không bảo đảm loại bỏ tuyệt đối mọi rủi ro.

Trong phạm vi pháp luật áp dụng, cá nhân hoặc người đại diện hợp lệ có thể yêu cầu:

1. Thông báo mục đích sử dụng dữ liệu cá nhân do Công ty nắm giữ.
2. Được cung cấp dữ liệu cá nhân của mình và hồ sơ cung cấp dữ liệu cho bên thứ ba thuộc diện được yêu cầu theo luật.
3. Sửa, bổ sung hoặc xóa nội dung không chính xác sau khi xác minh cần thiết.
4. Ngừng sử dụng, xóa dữ liệu hoặc ngừng cung cấp cho bên thứ ba khi đáp ứng điều kiện pháp luật, bao gồm các trường hợp luật cho phép yêu cầu mà không phụ thuộc việc đã có vi phạm hay chưa.
5. Thay đổi hoặc rút lại lựa chọn đã đồng ý trong phạm vi cơ chế và luật áp dụng.
6. Phản ánh, khiếu nại về việc xử lý thông tin hoặc hỏi về biện pháp bảo vệ và cơ chế xử lý ở nước ngoài.

Yêu cầu được gửi tới đầu mối tại Mục B.2, nêu họ tên, thông tin liên hệ, nội dung yêu cầu và kênh đã tương tác với Công ty. Không gửi ngay bản sao đầy đủ giấy tờ định danh; Công ty hướng dẫn việc xác minh phù hợp và chỉ yêu cầu thông tin cần thiết. Người đại diện có thể được yêu cầu chứng minh quyền đại diện.

Công ty xử lý và phản hồi không chậm trễ theo thời hạn, điều kiện và phương thức pháp luật yêu cầu. Đối với yêu cầu cung cấp dữ liệu, Công ty xem xét phương thức người yêu cầu lựa chọn, bao gồm bản điện tử, theo quy định áp dụng. Nếu không thể sử dụng phương thức được yêu cầu hoặc từ chối toàn bộ hay một phần, Công ty thông báo và giải thích lý do theo luật.

Việc rút lại lựa chọn không làm mất hiệu lực của hoạt động xử lý đã được thực hiện hợp pháp trước đó và không loại bỏ nghĩa vụ lưu giữ theo luật. Trường hợp một quyền hoặc biện pháp yêu cầu khác được pháp luật bắt buộc bảo đảm, Công ty thực hiện theo quy định đó.

Công ty chỉ công bố thông tin, hình ảnh và nội dung của thành viên trong phạm vi sử dụng hợp pháp đã được xác lập. Cá nhân liên quan có thể yêu cầu kiểm tra, sửa hoặc xem xét gỡ nội dung qua đầu mối tại Mục B.2.

Việc gỡ khỏi website do Công ty quản lý không bảo đảm các bản sao do bên khác lưu hoặc kết quả công cụ tìm kiếm biến mất ngay lập tức. Quy định này không hạn chế trách nhiệm của Công ty trong phạm vi mình quản lý và nghĩa vụ hỗ trợ theo pháp luật.

Công ty công bố phiên bản cập nhật và ngày có hiệu lực khi thay đổi Chính sách. Với thay đổi đáng kể về mục đích, bên nhận hoặc cơ chế xử lý, Công ty thực hiện thông báo bổ sung hoặc xin đồng ý trước khi triển khai nếu pháp luật yêu cầu.

Việc tiếp tục truy cập website không thay thế sự đồng ý riêng đối với hoạt động xử lý thông tin khi pháp luật yêu cầu.