Chuyển dữ liệu sang hệ thống mới cần chuẩn bị gì?

Trước tiên, hãy liệt kê dữ liệu đang dùng: danh mục khách hàng, đơn chưa hoàn tất, tồn kho, công nợ và tài liệu đính kèm nếu có. Với mỗi nhóm, xác định người chịu trách nhiệm, khoảng thời gian cần dùng và hệ thống nào đang giữ bản được tin cậy. Dữ liệu lịch sử không cần xử lý trên phần mềm mới có thể được lưu để tra cứu theo phương án đã thống nhất, thay vì mặc định chuyển mọi thứ.

Phạm vi dữ liệu cần chuyển còn phụ thuộc vào việc doanh nghiệp giữ lại phần nào của hệ thống cũ. Nếu chưa chốt sẽ cải tiến hay thay toàn bộ, bài Hệ thống cũ: Nên cải tiến hay xây lại? giúp bạn cân nhắc hướng xử lý trước khi quyết định dữ liệu nào cần đưa sang hệ thống mới.

Việc giữ hoặc xóa dữ liệu phải phù hợp với yêu cầu lưu trữ và quyền sử dụng đã xác nhận của doanh nghiệp. Nếu chưa rõ, cần người phụ trách nội bộ kiểm tra trước khi quyết định phạm vi. Một file xuất được từ hệ thống cũ cũng chưa chứng minh file đó bao gồm mọi dữ liệu hoặc được phép chia sẻ cho mọi người tham gia dự án.

Kết quả của bước này là phạm vi dữ liệu được người có trách nhiệm xác nhận, bao gồm cả phần không chuyển và cách tiếp tục tra cứu phần đó.

Hệ thống cũ và mới có thể không dùng cùng mã, trạng thái hoặc cách tính. Trong một ví dụ giả định, đơn cũ chỉ có trạng thái “đang xử lý”, còn hệ thống mới tách thành “chờ xác nhận” và “đã giao việc”. Nhóm nghiệp vụ phải thống nhất cách chuyển, trường hợp nào cần kiểm tra bằng tay và thông tin nào không thể suy ra từ dữ liệu hiện có.

Bảng đối chiếu trường dữ liệu nên ghi nguồn, đích, quy tắc biến đổi và cách xử lý ngoại lệ. Ví dụ giả định: mã khách hàng ở hệ thống cũ được đổi sang mã mới, nhưng đơn hàng và công nợ phải cùng trỏ về đúng khách. Nếu gộp hai khách trùng tên mà chưa xác nhận họ là cùng một pháp nhân, dữ liệu có thể nhập thành công nhưng công nợ lại bị gán sai.

Những lỗi như khách hàng trùng, mã sản phẩm thiếu hoặc ngày tháng không thống nhất nên được đưa vào danh sách xử lý, có người xác nhận cách sửa. Cần giữ lại bản dữ liệu gốc và quy tắc chuyển đổi để giải thích được khác biệt về sau. Không nên âm thầm sửa các giá trị chưa hiểu chỉ để file nhập không báo lỗi.

Những giá trị như số điện thoại, mã bưu chính hoặc mã sản phẩm cần được giữ đúng ý nghĩa khi chuyển qua file trung gian. Mất số 0 ở đầu, đổi ngày theo định dạng khác hoặc làm tròn số tiền có thể không tạo thông báo lỗi. Vì thế, cần thử bằng các giá trị dễ sai và quy định rõ khi nào phải trả dữ liệu về để sửa, thay vì tự thêm một giá trị mặc định.

Không phải hồ sơ nào cũng phải sửa bằng một cách. Hãy phân biệt phần có thể chuyển theo quy tắc, phần cần nghiệp vụ xác nhận và phần phải tạm giữ lại. Một danh sách ngoại lệ có người xử lý sẽ hữu ích hơn việc ép mọi dòng vượt qua bước nhập dữ liệu.

Nên thử trước với dữ liệu đại diện cho các trường hợp thực tế, bao gồm đơn đang xử lý, giao dịch bị hủy và các trường hợp có thông tin thiếu. Đối chiếu không chỉ tổng số bản ghi mà cả số tiền, số lượng, quan hệ giữa dữ liệu và khả năng mở tài liệu đính kèm. Với những nhóm được chuyển đổi theo quy tắc, cần kiểm tra kết quả có đúng ý nghĩa nghiệp vụ hay không.

Chẳng hạn, tổng công nợ toàn công ty khớp nhưng một khoản được chuyển nhầm sang khách khác thì chưa thể kết luận đạt. Có thể đối chiếu theo nhiều lớp: tổng số và tổng tiền, từng nhóm khách hoặc chi nhánh, rồi các hồ sơ có rủi ro như đang xử lý dở hoặc đã điều chỉnh. Phạm vi kiểm tra đầy đủ hay lấy mẫu cần được thống nhất theo mức ảnh hưởng; không nên dùng một mẫu nhỏ để khẳng định toàn bộ dữ liệu đều đúng.

Mọi sai lệch cần được phân loại: lỗi chuyển đổi, khác biệt đã chấp nhận hay dữ liệu nguồn cần làm sạch. Người phụ trách nghiệp vụ xác nhận phần nội dung, còn nhóm kỹ thuật ghi nhận cách xử lý và chạy lại. Công cụ so sánh tự động có thể hỗ trợ, nhưng không thay người dùng quyết định một số dư hoặc trạng thái có phù hợp với thực tế hay không.

Mỗi lần chạy thử cần biết đã dùng bản dữ liệu nguồn nào và quy tắc nào. Khi sửa một quy tắc, phải xác định phần cần chạy lại và cách tránh nhập trùng. Danh sách sai lệch nên có người xử lý, kết quả đối chiếu lại và người chấp nhận các khác biệt còn lại. Đây là bằng chứng để quyết định chuyển thật, không chỉ là một báo cáo số dòng đã nhập.

Trước khi ký xác nhận kết quả chuyển dữ liệu, người trực tiếp sử dụng nên thử tiếp tục công việc trên hệ thống mới, chẳng hạn xử lý đơn còn dở hoặc tra cứu công nợ của khách. Bài Nghiệm thu phần mềm: Doanh nghiệp cần kiểm tra gì? giúp bạn chuẩn bị tình huống, kết quả mong đợi và cách ghi nhận lỗi cho bước kiểm tra này.

Nếu dữ liệu đã được lấy ra để chuyển nhưng hệ thống cũ vẫn tiếp tục nhận đơn, phần phát sinh sau đó sẽ đi đâu? Trước ngày chuyển đổi, cần thống nhất thời điểm chốt, dữ liệu bổ sung, người được cập nhật và cách đối chiếu lần cuối. Phương án chuyển một lần hay đồng bộ theo đợt phụ thuộc vào hệ thống và mức gián đoạn có thể chấp nhận, không có một cách phù hợp cho mọi doanh nghiệp.

Sau chuyển đổi, cần giữ cách tra cứu dữ liệu cũ trong thời hạn và phạm vi đã xác nhận, nhưng cũng tránh để người dùng tiếp tục nhập nhầm vào nơi đã ngừng sử dụng. Quyền cập nhật, quyền đọc và kế hoạch ngừng hệ thống cũ là ba quyết định riêng. Chỉ xóa nguồn cũ sau khi người có trách nhiệm xác nhận việc đối chiếu, lưu trữ và khả năng tra cứu cần thiết.

Sau khi chốt cách cập nhật và tra cứu dữ liệu, doanh nghiệp cần sắp xếp việc chuyển sang hệ thống mới: nhân viên bắt đầu dùng lúc nào, ai hỗ trợ và khi nào phải tạm dừng nếu có vấn đề. Bài Chuẩn bị gì để đưa hệ thống mới vào vận hành? trình bày cách phối hợp những công việc này trước, trong và sau ngày chuyển đổi.

Khi trao đổi kế hoạch với Fenix, hãy chuẩn bị mẫu dữ liệu đã loại thông tin nhạy cảm, quy tắc nghiệp vụ và các báo cáo đang dùng để đối chiếu. Những thông tin này giúp xác định công việc cần làm trước khi quyết định lịch chuyển đổi.

Trao đổi nhu cầu với Fenix