Phần mềm có sẵn hay phát triển riêng: Doanh nghiệp nên chọn gì?
Khi doanh nghiệp muốn cải thiện một quy trình bằng phần mềm, câu hỏi thường xuất hiện rất sớm là: “Nên mua một sản phẩm có sẵn hay phát triển hệ thống riêng?”
Lựa chọn nào là phù hợp sẽ phụ thuộc vào cách doanh nghiệp đang vận hành và mục tiêu muốn đạt được. Điều quan trọng là hiểu rõ mình đang ưu tiên điều gì và sẵn sàng đánh đổi điều gì để đạt được điều đó.
1. So sánh phần mềm có sẵn và phát triển riêng: Khi nào nên chọn?
Phần mềm có sẵn được xây dựng để phục vụ những nhu cầu phổ biến và có thể áp dụng cho nhiều doanh nghiệp. Các hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, kế toán, nhân sự hay quản lý dự án là những ví dụ quen thuộc. Tùy sản phẩm và mức độ tùy chỉnh, lựa chọn này có thể rút ngắn thời gian triển khai so với xây mới hoàn toàn và có mô hình chi phí ban đầu dễ ước tính hơn.
Phần mềm có sẵn thường đáng cân nhắc khi quy trình tương đối tiêu chuẩn, doanh nghiệp có thể thích nghi với cách sản phẩm vận hành và nhu cầu tích hợp đặc thù không quá lớn. Nếu cần đưa giải pháp vào sử dụng sớm, đây cũng có thể là một phương án để đánh giá. Trước khi chọn, cần kiểm tra giới hạn tùy chỉnh, khả năng xuất dữ liệu, khả năng kết nối với hệ thống hiện có và cách chi phí thay đổi theo số người dùng hoặc gói dịch vụ.
Ngược lại, phần mềm phát triển riêng được thiết kế cho một bối cảnh nghiệp vụ cụ thể. Quy trình, người dùng, dữ liệu, quyền truy cập, tích hợp và các quy tắc vận hành có thể được xây theo cách doanh nghiệp đang làm việc hoặc muốn vận hành trong tương lai.
Phát triển riêng đáng cân nhắc khi quy trình có nhiều đặc thù, doanh nghiệp cần kết nối nhiều hệ thống, muốn kiểm soát sâu dữ liệu hoặc luồng công việc, hoặc phần mềm trực tiếp ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng và lợi thế cạnh tranh. Ví dụ, một doanh nghiệp có quy tắc định giá riêng, phê duyệt nhiều cấp và tồn kho theo từng sự kiện có thể gặp khó khăn nếu phải điều chỉnh toàn bộ nghiệp vụ theo một sản phẩm tiêu chuẩn. Trong trường hợp này, chi phí và thời gian phát triển cần được ước tính riêng; đổi lại, hệ thống có thể được thiết kế bám sát hơn vào yêu cầu đã xác định.
Nhìn chung, phần mềm có sẵn thường đáng cân nhắc hơn khi doanh nghiệp có thể thích nghi quy trình theo một giải pháp tiêu chuẩn; phát triển riêng đáng cân nhắc hơn khi quy trình có yêu cầu đặc thù, cần tích hợp sâu hoặc cần mức độ kiểm soát mà sản phẩm có sẵn không đáp ứng được.
Xem các dự án Fenix đã thực hiện
2. So sánh chi phí theo toàn bộ vòng đời của hai lựa chọn này
Khi so sánh phần mềm có sẵn và phát triển riêng, mức giá ban đầu thường là yếu tố dễ nhìn thấy nhất. Tuy nhiên, đây chưa phải là toàn bộ chi phí doanh nghiệp sẽ phải trả trong quá trình sử dụng.
Với phần mềm có sẵn, ngoài phí bản quyền hoặc thuê bao, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm chi phí cho tùy chỉnh, tích hợp, chuyển dữ liệu, đào tạo, mở rộng số lượng người dùng hoặc mua thêm tính năng.
Với phần mềm phát triển riêng, chi phí ban đầu phụ thuộc vào phạm vi, kiến trúc, yêu cầu phi chức năng và cách triển khai; ngoài ra còn cần tính đến bảo trì, hạ tầng, bảo mật và nâng cấp sau này. Hệ thống có thể bám sát nghiệp vụ hơn, nhưng mức lợi ích thực tế còn phụ thuộc vào cách giải pháp được thiết kế, triển khai và sử dụng.
Vì vậy, thay vì chỉ hỏi “Phương án nào rẻ hơn lúc bắt đầu?”, nên hỏi:
“Trong khoảng thời gian doanh nghiệp dự kiến sử dụng giải pháp, phương án nào mang lại giá trị phù hợp hơn so với tổng chi phí phải bỏ ra?”
3. 5 câu hỏi giúp doanh nghiệp ra quyết định
Khi cả hai phương án đều có vẻ hợp lý, năm câu hỏi dưới đây giúp thu hẹp lựa chọn:
• Mức độ phù hợp: sản phẩm có sẵn đáp ứng được bao nhiêu phần nhu cầu thực tế?
• Thời gian: doanh nghiệp cần giải pháp nhanh đến mức nào?
• Chi phí: tổng chi phí trong khoảng thời gian dự kiến sử dụng của mỗi phương án là bao nhiêu?
• Tích hợp: hệ thống cần kết nối với bao nhiêu công cụ và mức độ phức tạp ra sao?
• Giá trị chiến lược: phần mềm chỉ hỗ trợ vận hành hay trực tiếp tạo ra lợi thế cho doanh nghiệp?
Các câu trả lời không nhất thiết dẫn đến cùng một hướng. Một doanh nghiệp có thể cần tốc độ ở giai đoạn hiện tại nhưng dự kiến sẽ cần khả năng tích hợp sâu và linh hoạt hơn trong vài năm tới. Vì vậy, quyết định nên dựa trên cả nhu cầu hiện tại và cách doanh nghiệp dự kiến phát triển.
4. Khi nào mô hình kết hợp phù hợp?
Trong thực tế, doanh nghiệp có thể kết hợp cả hai hướng: sử dụng phần mềm có sẵn cho những chức năng tiêu chuẩn và phát triển riêng cho những phần đặc thù hoặc cần tích hợp sâu.
Tại Fenix, việc lựa chọn thường bắt đầu từ bài toán kinh doanh, quy trình hiện tại, dữ liệu, người dùng và các giới hạn thực tế. Từ đó mới so sánh các hướng như giữ công cụ hiện tại, sử dụng phần mềm có sẵn, tích hợp các hệ thống hoặc phát triển riêng.
Nếu một sản phẩm có sẵn đã đáp ứng tốt, đó có thể là lựa chọn phù hợp hơn. Nếu khoảng cách giữa công cụ hiện tại và nghiệp vụ quá lớn, doanh nghiệp có thể cân nhắc phát triển riêng hoặc kết hợp hai hướng.
5. Kết luận
Phần mềm có sẵn và phần mềm phát triển riêng giải quyết những loại nhu cầu khác nhau. Điều quan trọng là lựa chọn nào phù hợp hơn với cách doanh nghiệp đang vận hành, mức đầu tư có thể chấp nhận và mục tiêu dài hạn.
Trước khi quyết định, hãy nhìn vào mức độ phù hợp, tổng chi phí, tốc độ triển khai, khả năng tích hợp và giá trị chiến lược. Khi những yếu tố này được làm rõ, quyết định về công nghệ cũng trở nên dễ giải thích và dễ thống nhất hơn trong nội bộ doanh nghiệp.
