Phát triển hệ thống là gì? Một hệ thống được tạo ra như thế nào?
Khi nghe “phát triển hệ thống”, nhiều người thường hình dung đến việc lập trình một phần mềm. Tuy nhiên, một dự án còn có thể bao gồm các hoạt động như làm rõ mục tiêu, người dùng, yêu cầu, thiết kế, kiểm thử và vận hành. Cách các hoạt động này được tổ chức phụ thuộc vào phương pháp phát triển và đặc điểm của dự án.
1. Phát triển hệ thống là gì?
Phát triển hệ thống là quá trình tạo mới hoặc cải tiến một hệ thống để hỗ trợ một công việc hoặc nhu cầu cụ thể. Hệ thống đó có thể là website đặt hàng, ứng dụng di động, phần mềm quản lý nhân sự, hệ thống quản lý kho, cổng thông tin khách hàng hoặc công cụ kết nối dữ liệu giữa nhiều bộ phận.
Ví dụ, một màn hình “tạo đơn hàng” nhìn có vẻ đơn giản nhưng phía sau có thể liên quan đến thông tin khách hàng, tồn kho, quyền của người dùng, trạng thái giao hàng và dữ liệu kế toán. Vì vậy, một hệ thống không chỉ là những màn hình mà người dùng nhìn thấy.
Quá trình phát triển thường bao gồm các hoạt động như tìm hiểu nhu cầu, làm rõ yêu cầu, thiết kế, lập trình, kiểm thử và đưa hệ thống vào sử dụng. Thứ tự, mức độ lặp lại và cách tổ chức các hoạt động này phụ thuộc vào phương pháp phát triển và đặc điểm của dự án. Sau khi vận hành, hệ thống cũng có thể tiếp tục được sửa đổi hoặc bổ sung khi nhu cầu thay đổi.
Số lượng chức năng không tự quyết định mức độ hữu ích của một hệ thống. Khi xác định phạm vi, doanh nghiệp cần xem các chức năng có hỗ trợ người dùng hoàn thành công việc và giải quyết vấn đề đã xác định hay không. Vì vậy, bên cạnh câu hỏi “cần xây chức năng nào?”, cũng nên làm rõ “hệ thống này cần hỗ trợ công việc nào và kết quả nào cần thay đổi?”.
2. Một hệ thống được tạo ra như thế nào?
Mỗi dự án có cách triển khai khác nhau, nhưng để một nhu cầu trở thành hệ thống có thể sử dụng, dự án thường phải đi qua một số bước cơ bản.
Đầu tiên là hiểu nhu cầu. Ví dụ, vấn đề có thể là nhân viên phải nhập cùng một dữ liệu nhiều lần, khách hàng khó theo dõi trạng thái đơn hàng hoặc các bộ phận đang quản lý thông tin bằng nhiều file riêng lẻ.
Từ nhu cầu đó, đội dự án làm rõ hệ thống cần hỗ trợ ai và cần làm được những gì. Chẳng hạn, nếu muốn giảm nhập liệu thủ công, cần biết dữ liệu đang được nhập ở đâu, ai sử dụng dữ liệu đó và bước nào có thể tự động hóa.
Khi đã có đủ cơ sở cho phạm vi đang xử lý, đội dự án có thể thiết kế cách hệ thống hoạt động: người dùng thao tác ra sao, thông tin được hiển thị thế nào, dữ liệu được lưu và trao đổi giữa các phần như thế nào. Trong các phương pháp phát triển lặp, yêu cầu và thiết kế có thể tiếp tục được điều chỉnh khi có thêm thông tin.
Tiếp theo là giai đoạn phát triển, khi đội kỹ thuật xây hệ thống dựa trên thiết kế đã thống nhất. Trong nhiều dự án, các phần của hệ thống được hoàn thiện và kiểm tra dần để người liên quan có thể xem sớm thay vì chờ đến cuối.
Sau đó là kiểm thử. Ngoài việc tìm lỗi, bước này còn kiểm tra xem hệ thống có hoạt động đúng với tình huống thực tế hay không. Ví dụ: người dùng đúng vai trò có thấy đúng thông tin không, dữ liệu có được cập nhật đúng không và một quy trình từ đầu đến cuối có chạy như mong đợi không.
Khi hệ thống đủ ổn định, nó được đưa vào sử dụng. Tuy nhiên, phát hành không có nghĩa là mọi việc kết thúc. Người dùng có thể phát hiện những điểm cần điều chỉnh, quy trình có thể thay đổi và các chức năng mới có thể xuất hiện sau một thời gian vận hành.
Các bước trên cũng không phải lúc nào cũng diễn ra một lần theo đúng thứ tự rồi kết thúc. Nhiều dự án sẽ quay lại làm rõ yêu cầu, sửa thiết kế hoặc kiểm thử lại khi có thông tin mới.
3. Doanh nghiệp cần tham gia ở đâu?
Việc tham gia dự án không có nghĩa là mọi người phía doanh nghiệp phải biết lập trình. Đóng góp quan trọng của phía doanh nghiệp thường nằm ở kiến thức về nghiệp vụ thực tế: vấn đề đang xảy ra ở đâu, ai thực hiện công việc và điều gì cần được cải thiện.
Tùy mô hình dự án, phía doanh nghiệp có thể cung cấp các thông tin như quy trình hiện tại, người dùng, dữ liệu, khó khăn và những giới hạn về thời gian hoặc ngân sách. Đội kỹ thuật sử dụng các đầu vào này cùng những yêu cầu khác để đánh giá phương án triển khai.
Trong quá trình phát triển, một vai trò quan trọng của phía doanh nghiệp là kiểm tra xem sản phẩm có phù hợp với nghiệp vụ đã thống nhất hay không. Việc xem bản mẫu hoặc chức năng đang hoàn thiện có thể giúp phát hiện sớm những điểm hai bên đang hiểu khác nhau.
Sau khi hệ thống được đưa vào sử dụng, phản hồi từ người dùng tiếp tục giúp xác định phần nào cần cải thiện. Vì vậy, doanh nghiệp vẫn có vai trò trong suốt vòng đời của hệ thống chứ không chỉ ở buổi trao đổi đầu tiên.
4. Điều gì làm một hệ thống thực sự hữu ích?
Một hệ thống có đầy đủ chức năng theo tài liệu vẫn có thể không đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng thực tế. Giá trị của hệ thống phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có mức độ giải quyết bài toán đã xác định và khả năng được sử dụng trong quy trình thực tế.
Một yếu tố cần xem xét là mức độ phù hợp với quy trình thực tế. Nếu phần mềm làm phát sinh thêm nhiều bước thủ công, yêu cầu nhập lại dữ liệu hoặc khiến nhiều công việc phải tiếp tục xử lý bên ngoài hệ thống, hiệu quả kỳ vọng có thể bị ảnh hưởng.
Một yếu tố khác là khả năng vận hành và thay đổi sau phát hành. Lỗi có thể xuất hiện, quy trình có thể thay đổi và hệ thống bên ngoài có thể được cập nhật, vì vậy nhu cầu bảo trì và hỗ trợ sau phát hành cần được xem xét theo phạm vi và điều kiện vận hành của hệ thống.
Không phải nhu cầu nào cũng đòi hỏi xây một hệ thống mới từ đầu. Nếu một sản phẩm có sẵn đáp ứng được các yêu cầu và ràng buộc quan trọng, đó có thể là phương án đáng cân nhắc. Phát triển riêng thường được xem xét khi quy trình có nhiều đặc thù, cần tích hợp sâu hoặc cần mức độ kiểm soát mà sản phẩm có sẵn không đáp ứng được.
Tại Fenix, dự án phát triển hệ thống bắt đầu từ việc hiểu bối cảnh và nhu cầu thực tế trước khi đi vào giải pháp kỹ thuật. Mục tiêu là giữ cùng một cách hiểu từ lúc xác định yêu cầu đến khi thiết kế, phát triển, kiểm thử và vận hành.
